Articulista
Luiz Marins
Empreendedorismo
Luiz Marins
Antropólogo, consultor de empresas, escritor e apresentador de TV
27/11/2017
Torne as reuniões mais eficazes
Não precisamos de muitas reuniões, tampouco de encontros longos e improdutivos
foto: Divulgação

O que os executivos de empresa mais fazem? Grande parte do seu tempo é gasto em reuniões. Estas são, entre outras coisas, a pedra angular para a construção de times vencedores, que, por sua vez, é o maior fator de sucesso de uma empresa.

Mas a verdade é que as reuniões nem sempre conseguem atingir os objetivos propostos. Um estudo recente feito por uma consultoria americana aponta para o fato de que os gerentes passam mais de três quartos do tempo em reuniões. O estudo ainda demonstra que apenas 12 por cento dos gerentes julgam que suas reuniões são produtivas. Nas empresas de alto desempenho, a avaliação da produtividade das reuniões subiu para 25 por cento e nas empresas pouco eficientes esse porcentual caiu para apenas dois por cento.

"Apesar de toda a tecnologia de informação (TI), todos nós vamos para mais e mais reuniões", desabafa um colaborador de uma grande empresa.

Coordenar bem uma reunião é realmente uma arte, e um número crescente de empresas está treinando seus executivos em como fazer reuniões eficazes. As boas reuniões são um dos principais alicerces do trabalho colaborativo, da comunicação organizacional eficaz e do processo decisório. Porém, não precisamos de muitas reuniões e tampouco de reuniões longas e improdutivas. Muitas delas acontecem no corredor ou em torno da máquina de café, e essas são, provavelmente, as mais eficazes, porque os participantes tendem a ser mais espontâneos, diretos e rápidos. Muitas empresas têm feito reuniões “em pé” para aumentar o foco e a produtividade. Vale experimentar.

Reuniões maiores são geralmente mais problemáticas. Estudos mostram que um dos maiores problemas é a falta de cuidado pré-reunião. Muitas vezes não se planeja, com a atenção que se deveria, a agenda, o local, as pessoas convidadas e os resultados esperados. Sem esses cuidados na preparação, ela acontece dando margem a ideias sem importância, divagações, falta de foco ou indivíduos entediados olhando para o relógio ou consultando seus celulares. Por isso, o planejamento da reunião é fundamental. Comece definindo objetivos e os participantes. Na sua programação, descreva os pontos chaves escritos e distribua uma cópia para os integrantes. Mantenha o foco; se perceber que a reunião começou a sair do tema, direcione-a de volta ao tópico da questão. Determine o tempo limite (o ideal é que sejam trinta minutos). Manter uma reunião curta deixa os colaboradores mais focados. Quando esgotar o tempo limite, encerre.

Normalmente há dois tipos de reunião: (1) para compartilhar informações, e (2) para resolver problemas. Alguns especialistas sugerem que, para o primeiro tipo, se peça a todos que repitam, no final, o que eles entenderam e o que foi concluído, a fim de que o coordenador corrija desinformações ou conclusões equivocadas. Já para a resolução de problemas, o objetivo não deve ser apenas um brainstorming, mas prestar atenção para que as soluções sejam realmente colocadas em prática.

O que torna as reuniões indispensáveis é o fato de que nelas as crenças e valores da empresa são transmitidos e times vencedores são formados e moldados. David Bradford, professor da Stanford Business School, especializado em estudar equipes, argumenta que, muitas vezes, as empresas desperdiçam enorme quantidade de tempo em reuniões: "em uma empresa, a equipe executiva passou três reuniões decidindo o design dos cartões de visita", conta ele.

Assim, a melhor forma para obter uma boa decisão de uma reunião formal é pensar seriamente em como o tema a ser discutido será proposto ao grupo. Assim, se você já decidiu pôr algo em prática e quer a colaboração dos participantes em como fazer acontecer, não pergunte se você deveria ou não fazer. Em vez disso, peça a ajuda de seus colegas dizendo: "Queremos fazer isso ou aquilo: como fazemos para chegar lá?”
Pense nisso. Sucesso!

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